Comment intégrer les talents en mode hybride: Partie 1

Depuis un peu plus d’un an, les circonstances nous poussent à faire les choses différemment. Une nouvelle réalité et une adaptation qui s’est particulièrement fait sentir au niveau des ressources humaines. Des circonstances qui amènent leur lot de défis, surtout lorsqu’on parle d’intégration de nouveaux employés. C’est d’ailleurs suite à mon entrée en poste, 100% à distance, que j’ai eu envie d’écrire sur le sujet.

Nexapp étant l’une de ces entreprises qui accordent une grande importance à la flexibilité, il était évident que le travail en «mode hybride» resterait bien ancré dans la culture une fois les restrictions sanitaires allégées/terminées. Certains employés resteront à distance, d'autres reviendront travailler quelques jours par semaine au bureau, ou même tous les jours si jamais ils le souhaitent. C’est pourquoi il était primordial de mettre en place un processus d’intégration des nouveaux employés et créer une méthode d’onboarding hybride.

Voyez les différents éléments que nous avons mis en place dans la dernière année afin de bien préparer l’accueil des nouveaux employés ainsi que leur intégration à l’équipe.

Le défi

Selon une étude menée par la firme Robert Half en 2019, les «ratés» les plus souvent observés lors de l’intégration d’un nouvel employé sont les problèmes liés aux technologies, le manque de matériel et le fait de ne pas avoir été introduit à ses collègues. Trois irritants qui peuvent survenir, que l’employé travaille au bureau ou à la maison. Notre plus grand défi était donc de trouver une façon de limiter au maximum les chances que ces différents problèmes surviennent.

Voici donc la «recette Nexapp» que nous avons perfectionnée dans la dernière année.

Avant l’entrée en poste de l’employé:

Avoir un plan de match clair et être préparé à l’avance permet de mitiger les risques potentiels qu’il manque une pièce du matériel, que les accès ne fonctionnent pas ou que le candidat se retrouve dans une situation stressante.

Voici les éléments que nous aimons bien préparer à l’avance en vue de l’intégration d’un employé en mode hybride:

1. Fournir le matériel informatique +/- 1 semaine à l’avance:
   
   Permet à l’employé de se familiariser avec ses outils de travail et de vérifier que tout soit fonctionnel pour sa première journée.  Ça nous permet de vérifier à l’avance qu’il a en sa possession tout le nécessaire pour être bien installé à la maison comme au bureau: clavier, souris, écran supplémentaire, casque d’écoute, adaptateurs, etc. Cela permet également aux nouveaux utilisateurs de produits Apple «d’apprivoiser» leur nouveau Macbook Pro à leur rythme!

    

2. Donner les accès informatiques en même temps que le matériel:
   
   Encore une fois, fournir les accès au futur employé lui permet de se familiariser avec les plateformes avant sa première journée s’il le souhaite. On parle ici des accès à la boîte courriel, calendrier, wiki interne ou tous autres accès aux différents outils et plateformes de travail. On ne s’attend pas à ce que tout le monde les consulte, mais pour les curieux, l’information est disponible d’avance! Par expérience, je peux vous assurer que cette pratique diminue de beaucoup le stress de l’inconnu lié à la première journée et ça permet d’entrer rapidement dans le concret du travail!

   
   

3. Dresser une liste de tâches à compléter:
   
   Que vous ayez une plateforme RH qui vous permet de le faire ou non (un simple courriel pourrait être une bonne alternative), je crois qu’il est important de fournir au nouvel employé une liste des différents éléments à compléter lors de son intégration. Cette liste peut comprendre, par exemple, la marche à suivre pour la remise de son spécimen de chèque, le formulaire à compléter pour les assurances ou même un petit questionnaire de type «fun fact» qui vous permettra d’en apprendre plus sur la personne (chez Nexapp on aime bien demander ce que l’employé met dans son café pour avoir les ingrédients en main lors de sa première journée).
   
   Cette liste permet au futur employé de connaître à l’avance les informations dont il aura besoin et de faire les démarches nécessaires s’il lui manque quelque chose. C’est aussi un excellent repère lors des premiers jours en cas de temps mort entre les rencontres et les formations.
   
   

4. Préparer un petit kit du nouvel employé:
   
   Je suis consciente que ce n’est pas toutes les entreprises qui ont un budget alloué pour l’accueil d’un nouvel employé, et il y a des façons super créatives de souhaiter la bienvenue... Les petites attentions sont toujours bien reçues, peu importe la valeur de celle-ci, c’est le geste qui compte!
   Ce genre de petite attention permet au candidat de se sentir accueilli et de créer rapidement un sentiment d'appartenance à la compagnie. Qui n’aime pas recevoir des cadeaux?

   
   

   Voici un exemple du “kit du nouvel employé” que j’ai reçu à mon arrivée chez Nexapp, ce kit comprend des morceaux de vêtements aux couleurs de l’entreprise, une casquette, une tuque, un masque, une loop pour mon téléphone et une clé du bureau. Un petit mot de bienvenue m’attendait également sur mon bureau!
   
   

5. Confirmer la date et l’heure de la première journée
   
   Que la première journée se déroule en personne ou en ligne, il est important de confirmer la date et l’heure à laquelle on attend le futur employé pour sa première journée. Si c’est au bureau, on aime bien rappeler l’adresse et indiquer où la personne pourra se stationner. Si c’est à distance, on lui donne tout de suite un lien vers les différentes rencontres virtuelles de la journée.

Maintenant que tout est prêt, il ne reste plus que l’étape la plus importante: accueillir notre nouvel employé! Voyez comment nous tentons de nous assurer que cette première expérience soit des plus positives dans Comment intégrer les talents en mode hybride: Partie 2

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