Depuis un peu plus d’un an, les circonstances nous poussent à faire les choses différemment. Une nouvelle réalité et une adaptation qui s’est particulièrement fait sentir au niveau des ressources humaines. Des circonstances qui amènent son lot de défis, surtout lorsqu’on parle d’intégration de nouveaux employés.
C’est d’ailleurs suite à mon entrée en poste 100% à distance que j’ai eu envie d’écrire sur le sujet.
Voyez les différents éléments que nous avons mis en place dans la dernière année afin de bien préparer l’accueil des nouveaux employés ainsi que leur intégration à l’équipe.
Lors de la première journée, nous offrons la possibilité au nouvel employé de faire son onboarding au bureau ou à distance, bref à l’endroit où il se sent le plus à l’aise.
Il faut garder en tête que, dans tous les cas, il y aura des membres de l’équipe qui seront à distance et que chaque petite interaction qui arrivait normalement au bureau n’aura pas nécessairement lieu. C’est pourquoi il est important de prévoir à l’agenda une première rencontre avec l’équipe, certains membres de la direction ou toute autre personne clé qui joueront un rôle dans le quotidien de cet employé.
Que l’intégration soit à distance ou en personne, nul besoin de rappeler l’importance d’être à l’heure pour accueillir le nouvel employé et de fournir les informations de la personne contact en cas de besoin. On entend malheureusement trop souvent des histoires où l’employé a attendu plusieurs minutes, voire même des heures avant que quelqu’un de l’entreprise lui donne signe de vie.
Chaque nouvel employé se voit attribuer un «buddy» qui deviendra une personne repère lors de la première journée, mais aussi lors des premières semaines chez Nexapp. En général le ou la «buddy» prendra le temps de mettre à l’agenda des petits 1-1 qui lui permettront de prendre le pouls du nouvel employé, répondre à ses questions, ou juste passer un moment avec lui pour apprendre à le connaître. Le «buddy» a aussi pour mission de s’assurer que l’employé sera bien accueilli dans son projet et que l’intégration avec le reste de l’équipe se fasse le plus «smooth» possible.
Pour éviter les réactions d’employé du genre “c’est qui lui” ou “t’es qui toi?” nous préférons briser la glace dès le début de la journée en annonçant l'arrivée du “ptit nouveau” dans notre canal de communication (chez Nexapp on utilise Slack, mais un message dans Teams ou par courriel pourrait très bien fonctionner). Ça permet à l’employé de sentir que son arrivée est souhaitée et attendue dans l’équipe! Des GIF de bienvenue et une tonne d'emoji accompagnent normalement cette annonce!
Pour faciliter la cohésion d’équipe avec la distance des derniers temps, nous avons mis en place certains rituels, dont une rencontre d’équipe tous les lundis après-midi. Celle-ci est dédiée, en temps normal, aux annonces de la semaine. Lors de l'arrivée d’un nouvel employé, nous profitons de ce moment pour faire un jeu avec des questions “fun fact”. Ce jeu qui est généralement bien apprécié de tous a pour but d’apprendre à connaître la personne et que celle-ci en apprenne un peu plus sur ses nouveaux collègues. En gros, le nouvel employé sélectionne une question dans notre liste et doit y répondre. Une fois la question répondue, il relance la question à n’importe quel autre employé qui doit y répondre à son tour. Nous essayons de passer le plus de questions possible dans les 15 minutes allouées.
Que vous l’appeliez manuel de l’employé, bible de l’entreprise, guide de l’employé ou “culture book”, il est primordial de rassembler les informations nécessaires à l’intégration d’un employé dans un seul et même endroit. Afin de nous adapter à un mode plus hybride, nous avons décidé, en mars dernier, de revoir notre “guide de l’employé” de A à Z. Il était important pour nous que ce document devienne non seulement un outil de référence pour nos employés actuels, mais qu’il représente bien l’entièreté de ce qu’est Nexapp! Cette documentation est aussi accessible en tout temps sur notre outil de collaboration interne (Confluence) où il est facile de modifier ou d’ajouter des sections au besoin.
Nous avons rendu le tout ludique, coloré et un peu funky, à l’image de la vie chez Nexapp. De nouvelles sections ont été créées, comme une page sur la façon dont nous utilisons les outils internes, une explication de chacun des rituels, un petit lexique des “insides jokes” et même des suggestions de channels slack à suivre selon ses intérêts. En gros, nous avons couché sur papier les différents éléments qui sont généralement véhiculés lors de discussions autour de la machine à café ou dans le corridor.
En plus d’offrir à l’employé toutes les formations et les suivis dont il a besoin, je vous invite à jeter un coup d'œil à ce que nous avons fait dans la dernière année et demie pour adapter notre travail à la distance. Qu’il s’agisse de notre environnement de travail virtuel qui favorise la collaboration, nos différents rituels rassembleurs ou encore comment nous prenons soin de nos talents, chacun de ces éléments est toujours en place et hyper pertinent dans le cadre du travail en mode hybride.
Après la première semaine chez Nexapp, nous procédons à une rencontre pour s’assurer que l’intégration s’est bien déroulée, adresser les préoccupations possibles, répondre aux questions, recueillir les commentaires et feedbacks des nouveaux employés. Nous procédons dans cette rencontre à un rapport d’étonnement, nous permettant d’identifier l’alignement ou l’écart entre ce qui est véhiculé en entrevue et comment c’est réellement vécu à l’interne.
Il est important de communiquer les attentes envers l’employé à ce moment. Une rencontre plus formelle est réalisée après 3 mois pour faire un retour de part et d'autre sur les observations réalisées dans les derniers mois, maintenant que nous sommes en terrain plus connu. C’est à ce moment que l’on se fixe des objectifs plus concrets pour la suite!
Il faut garder en tête que peu importe le type d’entreprise, on accorde souvent une attention particulière au service à la clientèle et à l’expérience que le consommateur vivra avant, pendant et après l’achat ou la prestation de service. Sans oublier que des ressources considérables, tant humaines que monétaires, sont mobilisées pour s'assurer que la personne soit prise en main rapidement, qu’elle ait toutes les informations nécessaires et que le service après-vente soit i-m-p-e-c-c-a-b-l-e. Bref, une belle expérience qui mènera, dans la majorité des cas, à la rétention et à la loyauté de la clientèle.
Il faut voir l’expérience employée un peu de la même façon. Dans un marché de l'emploi où trouver le bon candidat est aussi difficile que trouver une aiguille dans une botte de foin, porter une attention particulière à chaque étape que vivra celui-ci au sein de l’entreprise est primordial. Que l’on pense au moment où un candidat déposera son CV jusqu’au moment où l'employé sera bien intégré à l'équipe. Il est nécessaire de mobiliser des ressources pour créer une expérience simple et positive du début à la fin. Ce sont chaque petit geste qui pourront assurer le bien-être de vos employés et, dans la majorité des cas, leur rétention et leur loyauté.
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