Élever la barre du télétravail à la sauce Nexapp!

Vendredi 13 mars 2020 à 11h : panne d’électricité au bureau. Comme nous sommes une entreprise qui travaille pour ses clients à distance, il allait de soi que l’équipe allait retraiter à la maison pour demeurer productive. Mais le vendredi 13 mars n’était pas un vendredi 13 comme les autres. Avant de quitter le bureau, nous avons demandé à nos employés de partir avec tout ce dont ils auraient besoin pour travailler efficacement de la maison durant les prochaines semaines. C’est donc avec écran, ordi, clavier, souris et un guide commun sur comment travailler ensemble à distance que nous nous sommes laissés sans date de retour.

Créer un guide sur comment nous allions travailler à distance pour une entreprise hyper connectée qui génère de la valeur à partir d’un MacBook peut sembler banal. Toutefois, la réalité est que, collectivement, nous accordons une importance particulière à venir travailler sur place le plus possible afin de favoriser la collaboration inter équipes. Nous avons une culture solide qui fait en sorte que les gens chez nous aiment être ensemble. C’est d’ailleurs avec leur aide et leurs propositions que nous avons pu mettre en place des outils qui allaient nous aider à garder cette culture bien vivante et continuer à créer de la valeur efficacement pour nos clients. Voici comment ces outils ont évolué à travers le temps.

En début de pandémie, le début du télétravail à 100%

Recréer l’ambiance de bureau à distance

À la suggestion d’un de nos développeurs, nous avons décidé d’utiliser Discord. L’environnement est configuré comme les espaces au bureau, des équipes de travail, des salles de réunions jusqu’aux hamacs du 2e étage. Un peu comme si on se promenait dans le bureau, on peut facilement aller visiter les salles et équipes par audio en plus de pouvoir partager nos écrans. Discord nous permet de nous mobiliser, de nous sentir le plus près possible les uns des autres, de couper le plus possible les effets de la solitude qu’impose le travail à distance.

Communiquer instantanément

Slack est notre principal outil de communication depuis plusieurs années. Il nous permet d’avoir un espace pour échanger sur ce qui se passe dans l’actualité. Nous avons profité de l’occasion pour créer de nouveaux channels comme celui de #rate-my-setup qui nous permet de partager notre espace personnel de travail à la maison.

#rate-my-set-up

On se sert également de Google Meet pour toutes nos réunions virtuelles à l’interne et avec nos clients. C’était notre outil de choix pour sa facilité d'utilisation et son intégration avec le reste de la suite Google.

Préserver nos rituels

Avant la pandémie, nous avions plusieurs rituels en place tels que les Lunch & Learn et les mardis Show & Tell, pour partager les bons coups et les défis de l’équipe. Il était important pour nous de recréer ces rituels en mode virtuel pour ne pas perdre notre proximité d’équipe. Le Club Social a même mis en place des initiatives de soirée de jeu en ligne pour remplacer nos 5@7!

Prendre soin des gens

Durant cette période difficile, nous nous assurons de prendre le pouls de l’équipe régulièrement. Chaque employé est contacté quotidiennement pour que l’on prenne de ses nouvelles et qu’on puisse avoir les informations pour motiver, rassurer et aider nos équipes.

9 mois plus tard, l’arrivée du travail hybride

L’incertitude et le changement vers un mode de travail hybride neuf mois après le début de la pandémie nous ont amené à nous adapter, à innover et à grandir pour offrir la meilleure expérience à nos employés.

Réévaluer nos modes de communication

Discord a été pour nous un bel outil pour nous permettre d’avoir de la visibilité sur les équipes et se connecter au quotidien. Nous avons entre autres pu faire des activités de Team Building comme un World Café sur nos valeurs. C’est aussi sur Discord que nous avons fait notre party de Noël 2020 avec un principe de table tournante à chaque repas et des channels pour tous les goûts (karaoké, feu philosophique, salle de jeu, etc.)

Cela dit, avec l’arrivée du mode hybride, nous avons vite constaté que l’outil avait ses limites.

1. Puisque les gens n’étaient pas à 100% en télétravail, ils étaient moins portés à aller sur la plateforme. Nous avons tout de même tenté de trouver des incitatifs comme d’installer un iPad à la machine à café au bureau, connecté en permanence au channel du même nom dans Discord. Cela permettait aux gens à distance d’avoir un aperçu de ce qui se passait au bureau.
2. Cette plateforme, bien que très simple d’utilisation, peut toutefois paraître intimidante lorsqu’elle ne nous est pas familière. Au même titre qu’à l’entrée en poste d’un nouvel employé on lui disait faire le tour du bureau, on leur fait maintenant faire le tour de l’environnement virtuel de travail dont Discord fait partie.

En tenant compte des limitations que nous avions, on a pu garder Discord comme notre aire ouverte du bureau et se fier à Google Meet pour les réunions plus intimes.

Nous avons aussi continué de miser sur Slack pour notre communication au quotidien. Notre channel du début de la pandémie #rate-my-setup est devenu un channel qui change de thème et de nom hebdomadairement, permettant à tous de partager des éléments de leur quotidien auxquels nous n’aurions pas eu accès autrement.

Finalement, nous avons une flotte d’outils plus formels qui nous aident au quotidien à collaborer : Jira, Confluence, la GSuite et plus récemment Miro qui est devenu un indispensable.

Adapter nos rituels

Pour les bienfaits que ces rituels avaient sur l’équipe, nous avons maintenu notre Show & Tell et nos Lunch & Learn qui sont maintenant enregistrés, permettant à l’équipe de les consulter de nouveau au besoin. Les améliorations apportées aux différentes plateformes de vidéo facilitent même la collaboration lors de ces derniers (lever la main, Q&A, sondages intégrés, etc.)

Nous avons également pris l’habitude, trois fois par semaine de faire des «Suivis à tous». Des moments de quinze minutes où nous partagions à toute l’équipe dans une rencontre Google Meet comment se portait l’entreprise, comment les mesures allaient affecter Nexapp, etc. Un quinze minutes pour donner le plus de contexte possible à l’équipe et les rassurer dans ce climat incertain. À un certain point nous n’avions plus vraiment d’annonce, et le quinze minutes durant lequel les 45 employés se réunissaient dans un Google Meet s’est transformé en d’autre rituels :

1. Le «Wednesday Funday», une période servant à lâcher notre fou, jouer à des jeux et faire des activités de Team Building.
2. Nos «Mercis du vendredi», un moment de reconnaissance pendant lequel n’importe qui peut prendre la parole et remercier un collègue pour quelque chose qui l’a aidé dans la semaine. Il s’ensuit une grande vague d’amour qui fait du bien après de grosses semaines. Lorsque nous avons sondé l’équipe pour connaître leur avis sur les nouveaux rituels implantés, les «Mercis du vendredi» étaient de loin le nouveau rituel le plus apprécié dans l’équipe.

Aussi, avec l’arrivée de plusieurs nouveaux visages dans l’équipe, nous avons pris l’habitude de réserver leur premier «Suivis à tous» afin d’apprendre à mieux les connaître. Ainsi, ils doivent sélectionner un numéro associé à une question cocasse à laquelle ils doivent répondre avant de la retourner à n’importe qui dans la rencontre. On apprend donc ainsi à connaître les nouveaux, mais aussi à en savoir plus sur l’équipe en place!

Devinez à qui appartient le vrai décor de l’escalier avec les rideaux…

Continuer de prendre soin de nos gens

Au début de la pandémie, nous nous sommes assurés de prendre le pouls de chaque personne dans l’équipe tous les jours. Avec le temps, les suivis se sont distancés en suivi hebdomadaire. «Comment tu te sens?», «Est-ce qu’il y a quelque chose qui te préoccupe ou que tu aimerais nous partager?», «As-tu des questions auxquelles on pourrait répondre?». À la demande de certains, nous avons distancé davantage ces rencontres, s’assurant toutefois d’avoir des récurrences et en spécifiant que la porte (ou dans le contexte actuel, notre Slack) est toujours ouverte au besoin.

«Avec l’arrivée de plusieurs nouvelles personnes dans l’équipe, nous avons également fait un suivi serré pour leur offrir une plateforme pour s’exprimer et prendre le pouls le plus possible. Des « Buddies» sont également attitrés à nos nouveaux employés pour varier le type de suivis disponibles pour eux.»

Je le dis souvent lors des intégrations : «Si tu vois que la fille des RH te planifie une rencontre de suivi, ne t’inquiète pas, ce n’est pas mauvais signe contrairement à la croyance populaire! Tu vas en recevoir SOUVENT des demandes de rencontres simplement pour prendre de tes nouvelles, discuter ensemble et te donner l’occasion de nous donner des rétroactions sur ton expérience.»

Se soutenir malgré l’isolement

Après un été bien rempli d’activités en présentiel «covid-proof» en petits groupes, l’automne a amené une nouvelle vague d’isolement. Nous avons tenté de redoubler d’efforts pour être en mesure d’accompagner l’équipe au meilleur de nos capacités durant cette période particulièrement difficile.

Heureusement, nous sommes aidés du Club social (Club Sauce pour les intimes) qui nous donne un coup de main en organisant des activités hebdomadaires extraordinaires. Nous avons également mis sur pied un comité Santé et Bien-être (on est toujours à la recherche d’un nom aussi accrocheur que le Club Sauce pour ce dernier). La première initiative de ce nouveau comité a été de mettre en place le Défi novembre. Voulant contrer l’impact maussade de l’automne sur la santé psychologique de l’équipe, le comité a proposé des défis à chaque semaine avec des objectifs sportifs, alimentaires ou de méditation. Le défi a été de maintenir la détermination des troupes pendant le mois complet, mais nous avons vu une bonne participation grâce à des rappels et à la motivation de nos membres du Comité Santé et Bien-être.

«Si durant ce mois plusieurs entraînements se sont déroulés en équipe sur Discord, c’est le défi méditation qui a littéralement volé la vedette. Jusqu’à deux fois par jour, une dizaine de personnes se rassemblait dans notre channel #the-Garden pour écouter la douce et apaisante voix de notre collègue Kristina.»

Toujours continuer d’élever la barre…

Nous sommes constamment à la recherche de façon d’améliorer notre approche, de se réinventer. En plus de prendre le pouls lors des suivis réguliers, nous envoyons chaque trimestre un sondage anonyme du NPS (Net Promoter Score) nous permettant d’identifier sur quoi travailler pour fournir un environnement de travail toujours plus propice à l’épanouissement personnel et professionnel de nos talents.

Si nous souhaitons continuer à élever la barre du télétravail, nous avons eu avec la pandémie un aperçu des défis que présente une culture en mode hybride. Même si les réponses à ces défis sont encore à apprivoiser à l’heure où l’on se parle, l'un de nos plus grands souhaits est de maintenir un environnement de travail favorisant la collaboration et la proximité d'équipe. Et ce n’est pas tout d’avoir un environnement virtuel favorisant la collaboration, il faut l’animer au quotidien!